Introducción
Las Macros son un método sencillo para
llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar
formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.
También sirven para crear métodos
abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente
cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec,
cada
vez que se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente.
Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con
ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de
lanzar cualquier otro.
Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar
comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario
empiece a trabajar con la base de datos.
La configuración por defecto de Access, nos impedira ejecutar
ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación
de confianza, para evitar acciones malintencionadas.
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que
consideremos fiables, podemos añadir la ubicación en el Centro
de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de
acción.
Crear una Macro
Para definir una macro, indicaremos una acción
o conjunto de acciones que automatizarán un proceso.
Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin
necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte.
Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario
cuando el usuario haga clic en un botón, o una Macro que abra una consulta para
subir un diez por cien el precio de nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer
clic el botón Macro de la pestaña Crear y se
abrirá la ventana con la nueva macro, así como sus correspondientes Herramientas
de macros, englobadas en la pestaña Diseño.
Si habías utilizado versiones anteriores de Access, notarás que
en la actual versión se ha modificado un tanto la forma de trabajar con las macros.
Como podrás observar, la ventana principal consta de una lista
desplegable que te permite elegir la Acción para
la macro. En el panel de la izquierda encontrarás estas mismas acciones
agrupadas por categorías según su tipo y con un útil buscador en la zona
superior, de forma que te sea más sencillo localizar la que deseas aplicar.
Podemos añadir tantas acciones como
queramos, ya que al elegir una opción en el desplegable aparecerá otro
inmediantamente debajo del primero, y así consecutivamente. Simplemente
deberemos tener presente que se ejecutarán en el orden en que
se encuentren. Es una cuestión de lógica, se ejecuta de forma lineal, de
forma que no tendría sentido tratar de Cerrar ventana si aún no la hemos
abierto, por ejemplo.
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones
puedes arrastrarlas con el ratón hasta
la posición correcta o bien utilizar los botones de la
acción, que aparecerán al pasar el cursor sobre ella. Con ellos podrás subir o
bajar un nivel la acción por cada pulsación.
Obviamente estos botones sólo están disponibles si hay más de
una acción. La última sólo podrá ascender, la primera sólo podrá descender y si
sólo hay una acción únicamente dispondrá del botón Eliminar
situado a la derecha.
En función de la acción que seleccionemos aparecerá un panel con
un aspecto u otro, en el que podremos especificar los detalles necesarios.
Por ejemplo, para la acción Abrir una tabla,
necesitaríamos saber su nombre, en qué vista queremos que se muestre y si los
datos se podrán modificar o no una vez abierta. No siempre será obligatorio
rellenar todos los campos, únicamente los que indique que son Requeridos. El resto puede que tengan un valor por
defecto (como en este caso Vista: Hoja de datos) o que simplemente sean
opcionales.
Cuando tengas muchas acciones en una macro, es posible que te
interese ocultar los detalles para ver la lista de acciones una bajo otra. En
ese caso, podrás expandir
y
contraer
la
información desde el botón de la esquina superior izquierda. Cuando se ocultan
los detalles, la información relevante se muestra toda en una fila, como puedes
observar en la siguiente imagen.
Otra forma de contraer y expandir es desde su correspondiente
grupo en la pestaña Diseño.
Cuando la Macro está terminada, puede guardarse
, ejecutarse
y
cerrarse. Más tarde podremos llamarla desde un control
Botón, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos
haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo
doble clic directamente sobre ella.
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