Este blog es meramente un trabajo escolar. No tiene relacion alguna con organizaciones gubernamentales o ilictas. Las notas presentadas en este blog son solo noticias acerca del tema. No representan la opinion de su editor.
Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudará a mejorar la forma
en la que el usuario interactuará con nuestra base de datos es el Panel de control.
Crear un Panel de control nos ayudará a crear un formulario que podremos
lanzar al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a
los distintos Formularios e Informes de nuestra base de datos.
Para crearlo, debemos pulsar el botón Administrador del panel de control de la pestaña Herramientas de base
de datos. Si no lo encuentras deberás personalizar la cinta para que se muestre.
Si aún no creaste un Panel de control, Access te preguntará si quieres
crear uno. Pulsa Sí para continuar.
Se abrirá el cuadro de diálogo:
Desde aquí configuraremos de forma muy sencilla los elementos que
queremos que aparezcan en el Panel de Control.
Como puedes ver en la imagen, el panel de control estará organizado en una
o varias páginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en
varias páginas mejorará el manejo del mismo, estaremos creando menús con submenús.
Para crear nuevas páginas sólo tienes que hacer clic en el botón Nueva... y escribir el nombre que quieres dar a
la nueva página.
La página del panel de control que marques como predeterminada será la que se muestre
en primera instancia cuando se abra el Panel de control. Si quieres que otra página creada
por tí sea la predeterminada (y no la que viene por defecto) selecciónala en el
listado y pulsa el botón Predeterminado.
Puedes eliminar páginas que no estén definidas como Predeterminado
seleccionándolas y pulsando el botón Eliminar.
Pero veamos cómo configurar una página del Panel de Control para que muestre
los accesos y comandos que nosotros queramos.
Para ello sólo tendrás que seleccionar del listado la página que quieras
configurar y pulsar el botón Modificar
Las Macros son un método sencillo para
llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar
formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.
También sirven para crear métodos
abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente
cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec,
cada
vez que se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente.
Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con
ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de
lanzar cualquier otro.
Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar
comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario
empiece a trabajar con la base de datos.
La configuración por defecto de Access, nos impedira ejecutar
ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación
de confianza, para evitar acciones malintencionadas.
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que
consideremos fiables, podemos añadir la ubicación en el Centro
de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de
acción.
Crear
una Macro
Para definir una macro, indicaremos una acción
o conjunto de acciones que automatizarán un proceso.
Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin
necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte.
Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario
cuando el usuario haga clic en un botón, o una Macro que abra una consulta para
subir un diez por cien el precio de nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer
clic el botón Macro de la pestaña Crear y se
abrirá la ventana con la nueva macro, así como sus correspondientes Herramientas
de macros, englobadas en la pestaña Diseño.
Si habías utilizado versiones anteriores de Access, notarás que
en la actual versión se ha modificado un tanto la forma de trabajar con las macros.
Como podrás observar, la ventana principal consta de una lista
desplegable que te permite elegir la Acción para
la macro. En el panel de la izquierda encontrarás estas mismas acciones
agrupadas por categorías según su tipo y con un útil buscador en la zona
superior, de forma que te sea más sencillo localizar la que deseas aplicar.
Podemos añadir tantas acciones como
queramos, ya que al elegir una opción en el desplegable aparecerá otro
inmediantamente debajo del primero, y así consecutivamente. Simplemente
deberemos tener presente que se ejecutarán en el orden en que
se encuentren. Es una cuestión de lógica, se ejecuta de forma lineal, de
forma que no tendría sentido tratar de Cerrar ventana si aún no la hemos
abierto, por ejemplo.
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones
puedes arrastrarlas con el ratón hasta
la posición correcta o bien utilizar los botones de la
acción, que aparecerán al pasar el cursor sobre ella. Con ellos podrás subir o
bajar un nivel la acción por cada pulsación.
Obviamente estos botones sólo están disponibles si hay más de
una acción. La última sólo podrá ascender, la primera sólo podrá descender y si
sólo hay una acción únicamente dispondrá del botón Eliminar
situado a la derecha.
En función de la acción que seleccionemos aparecerá un panel con
un aspecto u otro, en el que podremos especificar los detalles necesarios.
Por ejemplo, para la acción Abrir una tabla,
necesitaríamos saber su nombre, en qué vista queremos que se muestre y si los
datos se podrán modificar o no una vez abierta. No siempre será obligatorio
rellenar todos los campos, únicamente los que indique que son Requeridos. El resto puede que tengan un valor por
defecto (como en este caso Vista: Hoja de datos) o que simplemente sean
opcionales.
Cuando tengas muchas acciones en una macro, es posible que te
interese ocultar los detalles para ver la lista de acciones una bajo otra. En
ese caso, podrás expandir y
contraer la
información desde el botón de la esquina superior izquierda. Cuando se ocultan
los detalles, la información relevante se muestra toda en una fila, como puedes
observar en la siguiente imagen.
Otra forma de contraer y expandir es desde su correspondiente
grupo en la pestaña Diseño.
Cuando la Macro está terminada, puede guardarse, ejecutarsey
cerrarse. Más tarde podremos llamarla desde un control
Botón, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos
haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo
doble clic directamente sobre ella.
En este apartado veremos cómo configurar las
opciones de Inicio.
Estas opciones se encuentran en el cuadro de diálogo Inicio, sólo se aplican al archivo de Access activo (es
decir, al archivo de la base datos con el que estamos trabajando) y actúan sobre
el modo en el que se abrirá la base de datos .
Para abrir el cuadro de diálogo Inicio, selecciona en el menú Herramientas la opción Inicio.
Desde aquí podremos configurar todas las opciones del archivo
de la base de datos.
En el cuadro de texto Título de la
aplicación puedes escribir el texto que se muestre en la Barra de título de la ventana.
En Icono de la aplicación podrás establecer
un icono para que se muestre al lado del título en la Barra
de título y para que se convierta en el icono del archivo.
También podrás ver el icono del archivo en el Explorador de Windows y en el Escritorio.
Para asociar un icono sólo tienes que hacer clic en el botón
Examinar y seleccionar una imagen de tu disco duro. Ten
en cuenta que el archivo debe ser de tipo .ico o
.cur.
Si estableces un icono para la aplicación podrás activar
también la opción Usar como icono Formulario e informe,
que activada hará que los iconos de la barra de título de los Formularios e Informes con los que
se trabaje en la base de datos tomen también el icono indicado en Icono de la aplicación.
En la opción Barra de menús podrás
seleccionar una barra de tipo Barra de menús para la
base de datos.
En la opción Barra de menú contextual podrás
seleccionar una barra definida como Menú Contextual
para que aparezca cuando hagas clic derecho sobre cualquier parte de la ventana
de Base de datos.
Si activamos la casilla de Permitir el uso de menús
no restringidos, en la Barra de menús se
permitirán determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los comandos de Salir o Cerrar y la disposición de las ventanas en Mosaico o Cascada.
Desactivando la opción Permitir el uso de menús contextuales predeterminados, el
usuario al abrir la base de datos sólo podrá ver la barra de menú contextual que
hayas indicado en el desplegable
Barra de menú
contextual.
Del mismo modo, si deseleccionamos la casilla de Permitir el uso de barras de herramientas incorporadas el
usuario sólo podrá ver aquellas barras de herramientas que
hayas creado. Las que vienen por defecto con la aplicación no podrán
mostrarse.
La opción Permitir cambios en barras de
herramientas y menús autorizará o no al usuario para que pueda entrar en
el cuadro de diálogo Personalizar de las barras de
herramientas y realizar algún cambio sobre cualquiera de ellas.
Cuando queremos representar una consulta
sumaria con dos columnas de agrupación como una tabla de doble
entrada en la que cada una de las columnas de
agrupación es una entrada de la tabla utilizaremos una consulta de
tabla de referencias cruzadas.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros
empleados. Tenemos que diseñar una consulta sumaria calculando la suma de los
importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.
La consulta sería:
SELECT rep as empleado,
month(fechapedido) as mes, sum(importe) as vendido FROM pedidos GROUP BY
rep, month(fechapedido)
La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando
los datos en un formato más compacto.
Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta
de referencias cruzadas. Observar que una de las columnas de agrupación (rep)
sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado),
mientras que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las
otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda
en la intersección de un valor de rep y un valor de mes es la columna resumen,
la que contiene la función de columna (la suma de importe).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear
utilizando el asistente, es mucho más cómodo pero es útil saber cómo hacerlo
directamente en SQL por si queremos variar algún dato una vez realizada la
consulta con el asistente o si queremos definir una consulta de referencias
cruzadas que no se puede definir con el asistente.
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos
según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe
cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido
correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté
comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y
<=2000.
Para formar la condición puedes utilizar el generador de
expresiones como te explicamos en la secuencia animada.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de
datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.
Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el
generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad
cuando hacemos clic en ella. Para conocer un poco más sobre él visita nuestro
avanzado .
Texto de validaciónEn esta propiedad escribiremos el
texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un
valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a
la hora de introducir los datos sepa el porqué de su error y pueda
solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de
datos excepto el Objeto OLE y el Autonumeración.
RequeridoSi queremos que un campo se rellene
obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso
contrario el valor será el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de
datos excepto el Objeto OLE y el Autonumeración.
Permitir longitud ceroLos campos Memo y Texto cuentan
con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena
que no contengan caracteres o estén vacíos.
Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando son pulsados.
Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchísimas acciones en un solo botón gracias a la integración de este programa con el lenguaje de programación Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a través del Asistente para controles .
Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botón de Comando nos aparece una cuadro de diálogo. Veremos paso a paso cómo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo.
En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botón. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Categorías.
Selecciona la Categoría que creas que se ajusta más a lo que quieres realizar y luego selecciona la Acción en la lista de la derecha.
Pulsa Siguiente para continuar.
Ahora podrás modificar el aspecto del botón. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el botón, o mostrar una Imagen.
En el caso de escoger Imagen, podrás seleccionar una entre las que Access te ofrece. Marca la casilla Mostrar todas las imágenes para ver todas las imágenes que Access tiene disponible para los botones.
También podrías hacer clic en el botón Examinar para buscar una imagen en tu disco duro.
Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar, y que aparezca la pantalla que veremos en la siguiente página.
En esta última pantalla le daremos un nombre al control Botón de Comando para poder reconocerlo más tarde en la lista de controles.
Pulsa Finalizar para terminar.
Al ser tan fácil añadir Botones de comando con el Asistente este control se convierte en una forma muy versátil de añadir acciones a tus formularios e informes.
Como podrás ver en las primeras ventanas del Asistente para controles existen varias acciones que podrás realizar.
Con la categoría de Exploración de registros podrás moverte de forma rápida por todos los datos del formulario, buscando registros o desplazándote directamente a alguno en particular.
Utiliza las acciones de Operaciones con registros para añadir nuevos, duplicarlos, eliminarlos, guardarlos o imprimirlos.
Del mismo modo podrás jugar con los formularios aplicándoles filtros y actualizándolos. En cualquier momento podrás añadir un botón para abrir, cerrar o imprimir informes, formularios y consultas.
Un formulario es un objeto en el cual se introducen los datos de una consulta o tabla.
CREAR UN FORMULARIO
Se puede crear un formulario de diversos modos, todos ellos aparecen en la pestaña crear.
- Diseño de formulario: Abre un formulario en blanco en vista diseño, donde se irán colocando los objetos que aparecerán en el.
- Asistente para formulario: Con el asistente se creara un formulario paso por paso.
- Formulario: Crea un nuevo formulario a partir de una tabla o consulta.
- Gráficos Dinámicos: Abre un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos.
ASISTENTE PARA FORMULARIOS
Al seleccionar la opción Asistente para formularios aparecerá la siguiente ventana:
En esta ventana se pide introducir los campos que serán incluidos en el formulario
Primero se seleccionara la tabla de donde serán tomados los datos, este sera el origen del formulario. Si se requiere obtener información de varia tablas sera mejor crear una consulta para obtenerlos, y tomar como origen esa consulta.
Una vez terminada la selección de campos se oprime "Siguiente" y aparece la siguiente ventana:
Es en esta tabla donde se pude seleccionar la distribución de los datos dentro de un formulario.
Se pulsa "Siguiente" y aparece otra ventana:
En esta ventana se pude elegir el estilo que se desea dar al formulario dentro de los estilos que dispone Access. Al terminar se pulsa siguiente y aparece la siguiente ventana.
En esta ventana pide introducir el titulo que se le dará al formulario, este también sera el nombre del formulario. Después se pulsa Finalizar para terminar de crear el formulario.
CONTROLES
Los controles son objetos que sirven para definir que información aparecerá en el formulario y con que formato. El control es un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración.
Estos objetos se encuentran en el panel Controles y campos en la pestaña Diseño.
Entre los controles se puede encontrar
Etiqueta: Sirve para visualizar un texto, que sera escrito directamente dentro del control.
Hipervinculo: Sirve para saltar a otro documento (se ingresara la direccion del documento).
Cuadro de texto: Se utiliza para presentar un dato almacenado en un campo del formulario.
Cuadro Combinado: Cuando no se tiene el espacio suficiente en un formulario, se usa este control para guardar un valor y al seleccionarlo aparecerá una lista desplegable.
Cuadro de lista: Cumple la misma función que el cuadro combinado, con la diferencia que esta aparece desplegada en todo momento.
Grupo de opciones: Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas.
Botón de opción: Es utilizado para añadir una nueva opción a un grupo de opciones, o para añadir un campo de tipo Sí/No.
Casilla de verificación: Es utilizado para añadir una nueva opción a un grupo de opciones, o para añadir un campo de tipo Sí/No. Si la respuesta es Sí aparecerá con una paloma dibujada, en caso contrario aparecera vacía.
Botón alternar: Es utilizado para añadir una nueva opción a un grupo de opciones, o para añadir un campo de tipo Sí/No. Cuando el valor es Sí aparecerá presionado.
Botón de comando: Permite ejecutar una acción predeterminada con solo hacer clic.
Control pestaña: Se utiliza cuando se quiere presentar el origen de muchos campos en cada registro.
Control imagen: Sirve para insertar imágenes en el formulario.
Marco objeto independiente: Sirve para insertar controles como un archivo de sonido, un documento, un gráfico etc., los cuales no varían al cambiar el registro.
Marco de objeto dependiente: Sirve para insertar una imagen u otro objeto, que cambia de un registro a otro.
Salto de Pagina: Sirve para pasar de una pagina a otra
Linea: Sirve para añadir una linea en el formulario
Rectángulo: Sirve para añadir un rectángulo al formulario.
y
contraer 
la
información desde el botón de la esquina superior izquierda. Cuando se ocultan
los detalles, la información relevante se muestra toda en una fila, como puedes
observar en la siguiente imagen. 
, 
y
cerrarse. Más tarde podremos llamarla 
